Arbeitszeiten einfach per NFC und Smartphone buchen

Wie unser Kunde die Arbeitszeiterfassung für seine Mitarbeitenden direkt in der Produktion vereinfacht und sie ihre Arbeitszeit heute unkompliziert mit dem eigenen Smartphone erfassen können.

In Produktionsunternehmen muss Arbeitszeiterfassung vor allem eines sein: einfach.

Wenn Mitarbeitende zu Schichtbeginn in die Fertigung kommen, ihre Pause antreten oder nach Arbeitsende die Produktionshalle verlassen, sollte die Buchung der Arbeitszeit möglichst wenig Zeit beanspruchen. Lange Wege zu einem zentralen Terminal, zusätzliche Karten oder komplizierte Bedienoberflächen passen nur schwer zu einem Arbeitsalltag, in dem effiziente Abläufe entscheidend sind.

Genau vor dieser Herausforderung stand auch unser Kunde, ein Unternehmen aus der Produktionsbranche. Gesucht wurde eine moderne Möglichkeit, die digitale Zeiterfassung direkt in der Produktionshalle anzubieten und den Buchungsvorgang für die Mitarbeitenden so unkompliziert wie möglich zu gestalten.

Die Lösung: das NFC-Display von TIMESYS in Verbindung mit TIMENSION.

An strategischen Punkten innerhalb der Fertigung können Beschäftigte ihre Arbeitszeit nun direkt mit ihrem Smartphone buchen. Das Prinzip könnte einfacher kaum sein: Smartphone entsperren, an den gewünschten NFC-Bereich halten – fertig.

Zeiterfassung dort, wo die Arbeit stattfindet

In einem Produktionsbetrieb unterscheiden sich die Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung deutlich von denen eines klassischen Büroarbeitsplatzes. Mitarbeitende arbeiten beispielsweise in Fertigung, Montage, Lager oder Qualitätssicherung. Nicht jeder Beschäftigte verfügt über einen eigenen PC-Arbeitsplatz. Gleichzeitig müssen Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende zuverlässig dokumentiert werden.

Für den Kunden war deshalb entscheidend, die Zeiterfassung unmittelbar in den Arbeitsalltag der Produktion zu integrieren. Das kompakte NFC-Display wird gut sichtbar an einem zentralen Punkt in beziehungsweise an der Produktionshalle angebracht. Mitarbeitende müssen weder einen zusätzlichen Arbeitsplatz aufsuchen noch sich an einem PC anmelden. Stattdessen nutzen sie ihr Smartphone als vertrautes Werkzeug für die Buchung.

So entsteht ein fester digitaler Buchungspunkt innerhalb der Produktion, ohne dass dafür ein klassisches, großes Zeiterfassungsterminal notwendig sein muss.

Arbeitszeit per Smartphone buchen: Kommen, Pause und Gehen

Das NFC-Display von TIMESYS folgt bewusst einem einfachen Bedienkonzept. Die verschiedenen Buchungsmöglichkeiten werden visuell voneinander getrennt dargestellt, sodass Mitarbeitende schnell erkennen können, welchen Bereich sie für die gewünschte Aktion verwenden müssen.

Im Produktionsalltag bedeutet das beispielsweise:

Arbeitsbeginn erfassen

Zu Beginn der Schicht entsperrt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter das Smartphone und hält es kurz an den Bereich „Kommen / Gehen“. Die Arbeitszeiterfassung kann damit direkt beim Betreten beziehungsweise vor Aufnahme der Arbeit erfolgen.

Pause starten oder beenden

Auch der Beginn beziehungsweise das Ende einer Pause lässt sich unkompliziert erfassen. Dazu wird das Smartphone an den entsprechend gekennzeichneten Pause-Bereich des NFC-Displays gehalten.

Gerade in Produktionsumgebungen mit festen Pausenzeiten kann ein zentral positionierter NFC-Punkt den Buchungsvorgang deutlich vereinfachen.

Arbeitsende erfassen

Nach Schichtende erfolgt die Buchung erneut direkt am NFC-Display. So können Kommen, Pause und Gehen über denselben kompakten Buchungspunkt abgebildet werden. Voraussetzung für die Nutzung ist lediglich ein NFC-fähiges Smartphone mit aktivierter NFC-Funktion. TIMESYS beschreibt das Bedienprinzip bewusst als niedrigschwellig: Smartphone entsperren und an den entsprechenden Bereich halten.

Keine zusätzliche Mitarbeiterkarte für die tägliche Buchung erforderlich

Ein wichtiger Vorteil für den Einsatz in der Produktionshalle ist die Nutzung eines Geräts, das viele Mitarbeitende ohnehin täglich mit sich führen: des Smartphones. Dadurch kann sich der organisatorische Aufwand rund um zusätzliche Buchungsmedien reduzieren.

Für den täglichen Ablauf bedeutet dies insbesondere:

• kein zusätzliches Buchungsmedium für diesen Anwendungsfall mitführen,
• keine komplizierte Navigation durch mehrere Menüs,
• kein eigener PC-Arbeitsplatz erforderlich,
• schnelle Buchung direkt am vorgesehenen Standort,
• vertraute Nutzung des eigenen Smartphones.

Gerade bei größeren Produktionsbereichen kann dies interessant sein. NFC-Displays lassen sich an den Stellen positionieren, an denen die Buchung im Arbeitsablauf tatsächlich sinnvoll ist – beispielsweise am Zugang zur Produktionshalle, zwischen Fertigungsbereichen oder in der Nähe von Pausenbereichen.

Wenige Sekunden statt zusätzlicher Wege

Bei der Zeiterfassung in der Produktion kommt es nicht nur auf eine digitale Lösung an. Entscheidend ist, wie gut sich diese Lösung in die bestehenden Abläufe integrieren lässt. Ein vermeintlich kleiner zusätzlicher Weg kann sich bei vielen Beschäftigten und mehreren täglichen Buchungsvorgängen schnell summieren.

Der Ansatz lautet deshalb:

Die Zeiterfassung kommt zu den Mitarbeitenden – nicht die Mitarbeitenden zur Zeiterfassung. Das NFC-Display kann dort installiert werden, wo die Buchung ohnehin stattfinden soll. Beschäftigte müssen ihren Arbeitsablauf dadurch nicht unnötig unterbrechen. Smartphone kurz anhalten, Buchung durchführen und weiterarbeiten.

Besonders für Produktionsunternehmen mit festen Ein- und Ausgängen oder definierten Pausenbereichen entsteht dadurch ein sehr intuitiver Prozess.

Klare Bedienung reduziert Fehlbuchungen

Ein weiterer Schwerpunkt war die Benutzerfreundlichkeit. Auf dem Display sind die möglichen Aktionen optisch klar voneinander getrennt. Mitarbeitende erkennen unmittelbar, an welcher Stelle das Smartphone für die jeweilige Buchung positioniert werden muss.

Dieses reduzierte Bedienkonzept ist bewusst gewählt. TIMESYS hebt hervor, dass eine klare Struktur Fehlbuchungen reduzieren und gleichzeitig die Akzeptanz der Zeiterfassung innerhalb der Belegschaft unterstützen kann. Gerade in der Produktion ist dies relevant.

Eine Lösung muss ohne lange Erklärungen funktionieren – unabhängig davon, ob Mitarbeitende täglich mit digitalen Anwendungen arbeiten oder nur gelegentlich.

Das Prinzip bleibt immer gleich: sehen – Smartphone auflegen – buchen.

Weniger Medienbrüche in der Arbeitszeiterfassung

Die eigentliche NFC-Buchung ist nur der sichtbare Teil des Prozesses. Im Hintergrund entstehen digitale Arbeitszeitdaten, die anschließend innerhalb der Zeitwirtschaft weiterverarbeitet werden können. Für Personalabteilungen bedeutet eine durchgängige digitale Erfassung insbesondere, dass weniger Informationen manuell übertragen oder nachbearbeitet werden müssen.

TIMESYS unterstützt dabei mehr Transparenz, weniger administrativen Aufwand sowie eine bessere Grundlage für Planung und Entgeltabrechnung als Vorteile der digitalen Erfassung im Betrieb zu gestalten.

Aus Sicht eines Produktionsunternehmens ist dies besonders interessant: Während die Buchung für Mitarbeitende möglichst einfach bleibt, erhält die Personaladministration strukturierte Daten für nachgelagerte Prozesse.

Damit verbindet das NFC-Display zwei unterschiedliche Anforderungen:

• Für die Produktion muss Zeiterfassung schnell sein.
• Für HR muss Zeiterfassung zuverlässig und nachvollziehbar sein.

NFC-Display als Ergänzung zu TIMENSION

Das NFC-Display ist dabei kein isolierter Buchungspunkt, sondern lässt sich in die digitale Zeitwirtschaft mit TIMENSION integrieren. TIMENSION ist modular aufgebaut und kann laut TIMESYS sowohl auf einem unternehmenseigenen Server als auch als Cloud-Lösung eingesetzt und an unterschiedliche Unternehmensstrukturen und Arbeitszeitmodelle angepasst werden.

Für Produktionsunternehmen eröffnet dies die Möglichkeit, unterschiedliche Formen der Zeiterfassung miteinander zu kombinieren. So können beispielsweise Mitarbeitende in der Verwaltung andere Buchungsmöglichkeiten verwenden als Kolleginnen und Kollegen direkt in der Fertigung.

Der entscheidende Vorteil: Die Art der Buchung kann sich dem Arbeitsplatz anpassen – die Zeitwirtschaft dahinter bleibt zentral organisiert.

Besonders interessant für Unternehmen mit mehreren Produktionsbereichen

Das Konzept lässt sich insbesondere dort einsetzen, wo sich viele Beschäftigte auf unterschiedliche Arbeitsbereiche verteilen. Denkbare Einsatzorte innerhalb eines Produktionsunternehmens sind beispielsweise:

• Eingang zur Produktionshalle,
• Fertigung und Montage,
• Lager und Logistik,
• Pausenbereiche,
• Werkstattbereiche,
• Übergänge zwischen Produktionsabschnitten,
• Nebenstandorte oder weitere Betriebsstätten.

Statt einen einzelnen Buchungspunkt für den gesamten Standort vorzugeben, können NFC-Displays dort eingesetzt werden, wo Mitarbeitende sie im täglichen Ablauf benötigen.

Damit eignet sich die NFC-Zeiterfassung auch als flexible Ergänzung zu bereits vorhandenen Lösungen.

Kompaktes Format für die Produktionshalle

Auch räumlich fügt sich das NFC-Display unkompliziert in bestehende Produktionsumgebungen ein. Durch das kompakte Format benötigt der Buchungspunkt nur wenig Platz und kann beispielsweise an einer Wand oder Säule angebracht werden. Eine geschützte Ausführung beziehungsweise Montage hinter einer transparenten Abdeckung kann das Display zusätzlich optisch in die jeweilige Umgebung integrieren.

Damit entsteht kein zusätzlicher großer Arbeitsplatz für die Zeiterfassung.

Gerade dort, wo Platz innerhalb der Fertigung wertvoll ist, kann ein kompakter NFC-Buchungspunkt eine interessante Alternative beziehungsweise Ergänzung zu klassischen stationären Lösungen darstellen.

Vorteile für unseren Kunden auf einen Blick

Mit dem Einsatz der NFC-Zeiterfassung verfolgt der Kunde vor allem ein Ziel: Arbeitszeit so einfach wie möglich direkt vor Ort erfassen. Die wichtigsten Vorteile für den Produktionsalltag:

• Einfache Zeiterfassung per Smartphone: Mitarbeitende benötigen für den Buchungsvorgang lediglich ihr NFC-fähiges Smartphone.
• Direkte Buchung in der Produktionshalle: Arbeitszeiten können dort erfasst werden, wo Beschäftigte ihre Arbeit beginnen, unterbrechen oder beenden.
• Kurze Buchungswege: Strategisch platzierte NFC-Displays vermeiden unnötige Wege zu entfernten Buchungspunkten.
• Intuitive Bedienung: Die klare Kennzeichnung der einzelnen NFC-Bereiche erleichtert die Nutzung und kann Fehlbuchungen reduzieren.
• Digitale Arbeitszeitdaten: Die erfassten Zeiten stehen für weitere Prozesse der digitalen Zeitwirtschaft TIMENSION direkt zur Verfügung.
• Weniger administrativer Aufwand: Digitale Prozesse können manuelle Nacharbeiten, Rückfragen und Medienbrüche reduzieren.
• Flexible Integration in Produktionsbereiche: Die Buchungspunkte können dort vorgesehen werden, wo sie betrieblich sinnvoll sind.
• Ergänzung zur bestehenden TIMENSION Zeiterfassung: Unternehmen können unterschiedliche Arbeitsplätze und Beschäftigtengruppen innerhalb einer gemeinsamen Zeitwirtschaft berücksichtigen.

Digitale Zeiterfassung muss in der Produktion nicht kompliziert sein

Unser Beispiel zeigt, dass Digitalisierung im Produktionsumfeld nicht zwangsläufig mit komplexen Bedienprozessen verbunden sein muss. Im Gegenteil: Manchmal entsteht der größte Nutzen gerade dann, wenn eine digitale Lösung im Alltag kaum noch wahrgenommen wird.

• Das Smartphone ist bereits vorhanden.
• Der NFC-Buchungspunkt befindet sich direkt am Arbeitsort.
• Die gewünschte Aktion ist klar gekennzeichnet.

Handy an das NFC-Display halten – Arbeitszeit buchen – fertig.

Damit wird die Zeiterfassung zu einem selbstverständlichen Bestandteil des Arbeitsablaufs und nicht zu einem zusätzlichen Prozessschritt.

Fazit: Einfache NFC-Zeiterfassung für die Produktion

Mit dem NFC-Display von TIMESYS erhält [Kundenname] eine Möglichkeit, die digitale Arbeitszeiterfassung direkt in der Produktionshalle anzubieten und die Bedienung gleichzeitig auf wenige Schritte zu reduzieren. Ob Arbeitsbeginn, Pause oder Arbeitsende: Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit unmittelbar vor Ort mit dem Smartphone buchen.

Für Produktionsunternehmen entsteht daraus eine interessante Verbindung aus mobiler Zeiterfassung, einem festen Buchungspunkt und zentraler digitaler Zeitwirtschaft. Während Beschäftigte von einer schnellen und intuitiven Bedienung profitieren, können Unternehmen strukturierte Arbeitszeitdaten in ihre bestehenden HR- und Abrechnungsprozesse integrieren.

So zeigt das Projekt exemplarisch, wie moderne Zeiterfassung in der Industrie aussehen kann: nah am Arbeitsplatz, digital im Hintergrund und für Mitarbeitende so einfach wie möglich.

Sie möchten die Zeiterfassung in Ihrer Produktion ebenfalls vereinfachen?

Ob Produktionshalle, Montage, Lager oder Verwaltung: TIMESYS entwickelt Lösungen für die digitale Zeiterfassung, die sich an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lassen. Sprechen Sie mit uns darüber, wie sich das NFC-Display und TIMENSION in Ihre bestehenden Prozesse integrieren lassen.