Die neue Zeiterfassungspflicht ist seit dem 1. Januar 2023 in Deutschland in Kraft getreten (BAG-Urteil) und sorgt seitdem stetig für Diskussionen in der Wirtschaft. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind nun dauerhaft verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer MitarbeiterInnen systematisch zu erfassen und nachprüfbar aufzuzeichnen.
Wen betrifft es?
Die Einführung dieser Pflicht sollte zu mehr Transparenz und Fairness auf dem deutschen Arbeitsmarkt beitragen. MitarbeiterInnen sowie ArbeitgeberInnen sollen nachvollziehbar die Zeiten einsehen und prüfen können. Doch die Umsetzung gestaltet sich nach wie vor für viele mittelständische als auch große Unternehmen schwieriger als gedacht.
Die Zeiterfassungspflicht betrifft bereits jetzt alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von ihrer Größe und der Branche. ArbeitgeberInnen müssen nun sicherstellen, dass die Arbeitszeit ihrer MitarbeiterInnen vollständig erfasst wird. Dies umfasst nicht nur die Arbeitszeit im Betrieb, sondern auch die Arbeitszeit im Homeoffice oder auf Dienstreisen.
Fehlende Ressourcen erschweren den Start
Insbesondere kleinere Betriebe und Start-ups bemängeln den zusätzlichen administrativen Aufwand, den die neue Regelung mit sich bringt. Die Umsetzung der Zeiterfassungspflicht erfordert eine sorgfältige Planung und Umstellung der bereits vorhandenen Arbeitsprozesse. Dies kann für kleine Unternehmen eine erhebliche Belastung darstellen, insbesondere wenn bereits knappe Ressourcen für andere Aufgaben eingesetzt werden müssen.
Rechtliche Unsicherheiten
Auch gibt es Unsicherheiten bezüglich der genauen Vorgaben zur Zeiterfassung. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die erfassten MitarbeiterInnen-Daten korrekt und vollständig sind, inklusive der Berücksichtigung von Pausen und Überzeiten. Dabei muss auch stets der Datenschutz nach aktueller DSGVO gewährleistet sein. Die erhobenen Daten müssen sicher gespeichert und vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.
Konkret: Unterstützung beim Einstieg ist nötig!
Bereits mit kleinen Cloud-basierten Lösungen kann eine Zeiterfassung sicher, einfach und zuverlässig integriert werden, ohne erhebliche Arbeitsprozesse zu stören. Dafür werden von den Betrieben lediglich die Stammdaten der MitarbeiterInnen benötigt und ihre üblichen Arbeitszeiten. Mit Hilfe einer Software-as-a-Service wird die Zeiterfassung über einen Dienstleister wie TIMESYS zur Verfügung gestellt. Die Betriebe brauchen nicht einmal eine eigenständige Server-Landschaft, um erfolgreich eine Zeiterfassung einzuführen.
Auch im Bezug auf den Datenschutz kann hier der Dienstleister eine sichere Verwahrung der Daten in Deutschland einrichten. Solange die erfassten Daten auf einem deutschen Rechenzentrum gespeichert sind oder mit der DSGVO konform über die rechtlich benötigte Zeit gespeichert werden, können im Bereich des Datenschutzes keinerlei Bedenken aufkommen. Die Software liefert hierbei das Komplett-Paket mit Datenschutz für den Kunden ab.
Aussicht für die Zukunft
Die Zeiterfassungspflicht bleibt ein kontrovers diskutiertes Thema. Während BefürworterInnen auf die damit verbundene höhere Transparenz und Fairness auf dem Arbeitsmarkt verweisen, befürchten KritikerInnen vor allem negative Auswirkungen auf kleine Unternehmen und den Datenschutz.
Es lohnt sich daher nicht abzuwarten, wie sich die Umsetzung der neuen Regelung in der Praxis gestaltet und ob es in Zukunft möglicherweise Anpassungen geben wird. Um den administrativen Aufwand für Unternehmen zu reduzieren und den Datenschutz zu verbessern, sollten ArbeitgeberInnen sich bereits jetzt mit der Umsetzung der Zeiterfassungspflicht auseinandersetzen, um mögliche rechtliche Hürden zu vermeiden.
