Arbeitszeiterfassung in Unternehmen: 5 vermeidbare Fehler!

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Die Arbeitszeiterfassung in Unternehmen ist in Deutschland streng gesetzlich vorgeschrieben. Sie dient dem Schutz der Arbeitenden und soll die Überschreitung der wöchentlichen Arbeitszeit verhindern. Hierbei können einige Fehler passieren: Diese 5 sind jedoch häufig vermeidbar!

Warum ist eine professionelle Zeiterfassung für Unternehmen wichtig?

Eine fehlerhaft geführte Zeiterfassung kann für Unternehmen zum echten Problem werden. Hohe Strafgebühren bei Missbrauch und Versäumnissen, Gerichtskosten sowie überlastete Mitarbeitende sind nur wenige Beispiele davon. Auch ohne eine Absicht kann durch unaufmerksames Führen von Stundenzetteln eine Misslage entstehen. Häufig sind diese Fehler aber vermeidbar und einfach durch eine professionelle Zeiterfassungssoftware zu umgehen. Wir zeigen wie!

Die manuelle Zeiterfassung – Fehler Nr. 1

Wie immer ist leider der Mensch an erster Stelle bei der Fehlersuche. Durch Eingabemasken und Felder wird riskiert, dass bei einer manuellen Eingabe der Arbeitszeit die Mitarbeitenden sich vertun. Das Controlling aller Zeiten ist jedoch aufwendig und muss über Prüfsysteme verstärkt werden. So sind Zahlendreher, Tippfehler und unleserliche Stundenzahlen bei Übergaben auf Papier die häufigsten Fehler der manuellen Datenerfassung. Verloren gegangene Stundenzettel nicht mit eingerechnet. Weiterhin können auch falsche oder unvollständige Angaben zu teuren Nachverfolgungsprozessen werden, die das Controlling sich zeitlich nicht leisten kann.

Lösung Nr. 1

Die Sachbearbeitenden im Controlling und die Mitarbeitenden können durch die Einführung einer professionellen Softwarelösung entlastet werden. Die Zeiterfassung erfolgt dann digital über Terminals und Chipkarten und wird automatisiert an das System übergeben. Einfach und unkompliziert kann jeder Mitarbeitende seinen Saldo überprüfen und sogar auch mobil per App erfassen. In der Regel lassen sich alle gängigen Schicht- und Freizeitmodelle einrichten und damit eine große Bandbreite an individuellen Arbeitszeitmodellen festlegen.

Die Projektzeiten – Fehler Nr. 2

Projekte werden beim Kunden abgerechnet. Dafür müssen Projektleiter jede einzelne Stunde korrekt erfassen und mit dem richtigen Mitarbeitenden auf das richtige Projekt verbuchen können. Die Arbeitszeiten können hier in Phasen abgewickelt werden und sind nicht am Stück zu erfassen. Eine zeitnahe Datenerfassung ist dabei umso wichtiger, um Fehler zu vermeiden. Eine bürokratische und meist zeitaufwendige Pflegearbeit für die Projektmanagerinnen und Projektmanager. Oft wird dieser organisatorische Punkt im Projekt nach hinten verschoben und im Nachhinein falsch vermerkt.

Lösung Nr. 2

Die TIMENSION Zeiterfassungssoftware erleichtert die Projektzeiterfassung durch den Kostenstellenwechsel. Die Mitarbeitenden können Ihre Zeiten einfach auf verschiedene Kostenstellen buchen und so direkt auf die richtige Abrechnung ihre Arbeitsstunden leisten. Dies können Sie sowohl an den Hardware-Terminals vor Ort als auch über die cloud-basierte oder on-premise Zeiterfassung vornehmen. Die Projektleitenden und Mitarbeitenden haben jederzeit Zugriff auf das Arbeitskonto, um die gesamte Stundenanzahl zu überprüfen. Die direkte Eingabe erleichtert damit das projektbezogene Arbeiten.

Vertrauensbasis – Fehler Nr. 3

Neben ehrlich begangenen Fehlern durch Unachtsamkeit, können manuelle Eingaben auch böswillig durch Mitarbeitende erfolgen. Bei unehrlichen Arbeitszeiten schaltet sich dann eine aufwendige Prüfung ein, die das Controlling weiterhin beschäftigt. Neben der Rückverfolgung ist auch die Vertrauensbasis auf die Probe gestellt. Dabei kann ein Mitarbeitender auch einfach vergessen haben sich für die Pause wieder ein- oder auszustempeln. Die Recherche und Nachfragen kosten das Unternehmen Zeit und Geld.

Lösung Nr. 3

Eine automatisierte Prüfung erfolgt durch eine Software direkt. So kann über eine tägliche Prüfliste beispielsweise die Kausalität und Plausibilität der erfolgten Datenerfassung geprüft werden. Zudem werden durch vordefinierte Arbeitszeitmodelle, die möglichen Zeiträume zur Erfassung definiert. Eine Kontrolle erfolgt dann üblicherweise einmal täglich durch einen Sachbearbeitenden und kann bei Unstimmigkeiten direkt an den Mitarbeitenden wieder zur Korrektur zurückgegeben werden.

Gesetzliche Verstöße – Gravierender Fehler Nr. 4

Vor allem in Schichtarbeitszeiten, wie der Produktion oder der Baubranche, kommt es häufig zu gesetzlichen Verstößen. Arbeitende, die länger als erlaubt arbeiten, werden oftmals durch Vorgesetzte nicht genug kontrolliert. Häufig können Bauprojekte nicht vollständig an einem Tag vollzogen werden und Überstunden mehren sich auf. Bei manuellen Stundeneintragungen kann leicht etwas übersehen werden.

Lösung Nr. 4

Über die digitale Zeiterfassung ist die gesetzliche Einhaltung garantiert. Betriebliche Regelungen können direkt integriert werden und sogar spezifische Betriebsvereinbarungen aufgenommen werden. Arbeitet zum Beispiel ein Mitarbeitender länger als in seiner Sollzeit notiert, wird der Vorgesetzte informiert und kann entsprechend den Mitarbeitenden vor Überstunden retten. Es können auch Sollzeiten pro Tag, Monat oder sogar eine Jahresarbeitszeit festgelegt werden.  

Zufriedenheit der Mitarbeitenden – Fehler Nr. 5

Die fehlende Transparenz ist der Unzufriedenheitsfaktor Nr.1 bei Mitarbeitenden. Wie viele Stunden habe ich bereits geleistet? Wie viel Projektarbeitszeit darf ich noch aufbringen? Wie viel Sollzeit ist noch offen? Die mangelhafte Einsicht kann Misstrauen erwecken, vor allem bei wechselnden Schichten und Wochenendarbeitszeiten. Beschwerden oder Nachfragen können jedoch verhindert werden.

Lösung Nr. 5

Über das TIMENSION Mitarbeitendenportal haben Ihre Mitarbeiter selbst direkte Einsicht in die Zeiterfassung und können Ihre Zeitnachweise selbst laden. Außerdem gibt es zahlreiche Planungstools zur Abstimmung und Kollaboration, sowie einen gesamten Workflow im Antragswesen. Urlaubsabstimmungen und Transparenz können unkompliziert vollzogen werden. Die Mitarbeitermotivation kann durch die Einsicht gesteigert werden und eine hohe Fluktuation vermieden werden.

Kontakt

Sie wünschen sich eine professionelle und vollständige Lösung? Unsere TIMENSION Zeiterfassung bietet Ihnen alle Möglichkeiten, um die häufigsten Fehlerquellen in Ihrem Unternehmen auszumerzen. Änderungen oder Anpassungen je nach Ihren Anforderungen können Sie mit unserem Software Support direkt abstimmen. Unsere Expertinnen und Experten aus dem Software-Bereich können Ihnen auch bei individuellen Wünschen und Betriebsvereinbarungen weiterhelfen. Kontaktieren Sie unseren Software-Support einfach über die folgende E-Mail: software-support@timesys.de  und wir melden uns bei Ihnen persönlich zurück.

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