Plötzlich Prüfung! – Wenn das Zollamt zu Besuch kommt.

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Unangekündigte Besuche im Betriebsumfeld sind nach heutigem Standard mit diversen Kalendereinladungs-Tools und Online-Termin-Vereinbarungen die Ausnahme. Eine schleichende Panik breitet sich erst aus, wenn offizielle Behörden dem Betrieb unangekündigt einen Besuch abstatten. „Plötzlich Prüfung!“ bedeutet dann für viele Sachbearbeiter, schnell die wichtigsten Unterlagen zusammensuchen – fehlt etwas sind die Bußgelder hoch!

Zollprüfung – Wann kommt der Prüfer?

Es gibt zwei Optionen, wann ein Prüfer des Zollamtes im Betrieb eine Untersuchung durchführt: Entweder aus Routine, meistens ein Mal pro Jahr auch bei Unternehmen die keine Tarif- oder Betriebsvereinbarung haben, oder wenn ein konkreter Anlass besteht. Letzteres ist unter anderem der Fall, wenn die Behörden vermuten, dass ein Unternehmen Schwarzarbeit betreibt oder falsche Zolltarifnummern angibt.

Was genau wird geprüft?

Eine Zollprüfung kann verschiedene Schwerpunkte in einem Unternehmen setzen und unterschiedlich ablaufen. Dazu gehört die Zollprüfung an sich, die Außenwirtschaftsprüfung, die Außenprüfung, die Präferenzprüfung sowie die Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollverwaltung.

Welche Vorbereitungen sind nötig?

Damit der Prüfer möglichst schnell alles griffbereit hat, sollte schon im Vorfeld ein entsprechendes System ausgearbeitet und umgesetzt werden. Bei einer Finanzkontrolle Schwarzarbeit können unter anderem die folgenden Dinge geprüft werden:

  • Erhalten die Beschäftigten den Mindestlohn?
  • Sind alle Beschäftigten zur Sozialversicherung angemeldet?
  • Liegt Scheinselbstständigkeit vor?
  • Werden Personen illegal beschäftigt?

Arbeitgeber müssen bei einer Zollprüfung zu Mindestlohn Pflichten einhalten. Unter anderem ist den Zollbeamten ein Zugang zu den Geschäftsräumen bzw. das betreffende Grundstück zu gewähren. Des Weiteren sind die benötigten Unterlagen vorzulegen und entsprechende Auskünfte zu erteilen. Die Beschäftigten des Zolls nehmen dabei unter anderem Einsicht in:

Werden bei dieser Art der Zollprüfung Verstöße aufgedeckt, kann dies unter anderem hohe Geldbußen zu Folge haben. Wird beispielsweise nicht der Mindestlohn gezahlt  oder sind die Arbeitszeiten nicht eingehalten worden, ist mit einer Geldbuße von bis zu 500.000 Euro zu rechnen.

TIMENSION: Schnelle Zollprüfung durch richtige Vorbereitung.

Je nach Größe des Unternehmens kann die Zollprüfung durchaus einige Tage dauern. Damit Sie alle Unterlagen schnell zur Hand haben, empfiehlt es sich, schon im Vorhinein entsprechende Strukturen bezüglich der Dokumentation von steuerlich relevanten Sachverhalten zu schaffen. In größeren Unternehmen sollten für jeden Teilbereich verantwortliche Personen festgelegt werden.

Besonders hilfreich ist es, wenn Sie die für die Zollprüfung benötigten Unterlagen in elektronischer Form, wie zum Beispiel die Zeitnachweise von TIMENSION, vorliegen haben. Zusätzlich kann es helfen, wenn Sie im Vorhinein den letzten Prüfungsbericht studieren. So wissen Sie genau, welche Fehler in der Vergangenheit aufgetreten sind und können überprüfen, ob diese tatsächlich abgestellt wurden.

Einfach vorsorgen!

Viele Unternehmer fragen sich in puncto Zollprüfung, wie oft diese durchgeführt wird. Eine pauschale Antwort auf diese Frage gibt es leider nicht. Um einer Prüfung aber zu jederzeit Stand zu halten, ist ein Zeitwirtschaftssystem wie TIMENSION vorteilhaft. Sie haben alle relevanten Dokumente direkt elektronisch und können tagesaktuell Reports für den Prüfer ziehen – einfach mit nur wenig Klicks. Das System erstellt für Sie automatisch prüfsichere Dokumente, die dem unangekündigten Besuch das Überraschungsmoment nehmen.

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